fbpx
Sähköisen arkistoinnin perusteet (1 pv)
Ilmoittaudu
Yritysakatemia järjestää nyt koulutuksen:

Sähköisen arkistoinnin perusteet (1 pv)

690 euroa /hlö + alv

690 EUR

26.03.2025, Etäkoulutus , Etäkoulutus 30 tammikuun, 2025 Sampo Korppoo

Digitalisaatio ja uudet teknologiat , Johtaminen ja esihenkilötaidot

Koulutuksen tarkoituksena on antaa osallistujille kattavat perustiedot sähköisestä arkistoinnista, sen lainsäädännöstä, käytännöistä ja teknologioista.

Sähköinen arkistointi on yhä tärkeämpää kaikille yrityksille ja organisaatioille, sillä lainsäädäntö asettaa uusia vaatimuksia eri sektoreille. Osalla organisaatioista sähköinen arkistointi on pakollista, ja arkistolain uudistus on tuloillaan. Suurin osa perustuu myös standardeihin ja alan käytäntöihin, muutokset näkyvät myös yksityiselle sektorille.

Koulutuksemme tarjoaa vastauksia ajankohtaisiin kysymyksiin:
– Miten varmistaa tärkeän tiedon helppo löytyminen arkistoista?
– Kuinka kauan asiakirjoja tulee säilyttää, ja mihin säilytysajat perustuvat?
– Mitkä ovat erot julkisen ja yksityisen sektorin välillä sähköisessä arkistoinnissa?
– Milloin sähköinen arkistointi on organisaatioissa tai yrityksissä pakollista?

Arkistointi on olennainen osa tiedonhallintaa. On tärkeää tietää, kuka on tuottanut tiedon ja mihin tarkoitukseen. Asiakirjahallinnon ja arkistovastuullisten selvitettävä, miten asiakirjat rekisteröidään, säilytetään, kuvaillaan ja luetteloidaan?Sähköinen arkistointi muuttaa näitä prosesseja merkittävästi.

Kansainvälisesti ja laajemmin tavoitteena on tehokas asiakirjojen, arkistojen ja tietojen hallinta kaikissa muodoissaan sekä niiden säilyttäminen ihmiskunnan kulttuuri- ja todistusarvoisena perintönä. Tähän kuuluu mm. standardien kehittäminen, ammatillinen koulutus ja arkistojen käytön edistäminen.

Kenelle?
Koulutus sopii kaikille organisaatioille. Koulutus soveltuu erityisesti arkisto- tai osavastuullisille, sihteereille ja assistenteille. asiakirjahallinnon ja arkistotoimen asiantuntijoille, johdolle ja esimiehille, organisaation kehittäjille, talous- ja hallinnon asiantuntijoille, henkilötiedon, rekisterien ja tietovarantojen parissa toimiville. Tietosuojavastuullisille ja tiedonhallinnan parissa toimiville. Kenelle kuuluu vastuu ja valvonta? Asiakirjojen elinkaari on edelleen keskiössä!

Kouluttaja:
Tieto- ja teknologia-arkkitehti Jarkko Koivuniemi, Suomen Ammattipuhujat Oy / Mediabot Oy
Jarkon tausta on vahvasti teknologiassa ja koulutuksessa. Hän on kouluttanut, sparrannut ja konsultoinut erikokoisissa yrityksissä ja organisaatioissa sekä on monialaosaaja mm. yritysarkkitehtuurin puolella, tietoturva ja -suoja-asiantuntijuudessa. Jarkolla on yli 20 vuoden kokemus toimitusjohtajuudesta ja teknologiasta, kumppaneinaan mm. Microsoft ja Adobe.

Jarkko omin sanoin pitää uusista toimintamalleista ja teknologian tuomista innovaatioista, mutta ihmiset ja yleisö ensin. Yrittäjä isolla yyllä. Intohimona erityisesti golf, amerikkalainen jalkapallo, perhe ja kokkaus.

Jarkko toimii kouluttajana mm. näissä koulutuksissamme: Tiedonhallinnan perusteet, Sähköisen arkistoinnin perusteet, Uusi arkistolaki 2024, Tietosuojan vuosikello.

OHJELMA

• Johdanto
• Arkistoinnin perusteet sähköisenä aikana
– Mitä on sähköinen arkistointi? Syntysähköisyys?
– Paperiarkistoinnin ja sähköisen arkistoinnin erot
– Arkiston elinkaari (luominen, säilyttäminen, hävittäminen)

• Ohjaava lainsäädäntö
– Uudistuva lainsäädäntö ja muu sidonnainen lainsäädäntö, standardit
– Kansainvälisesti standardien kehittäminen ja arkistojen käytön edistäminen

• Arkistonhallinnan järjestelmät ja teknologiat
– Keskeiset järjestelmät ja niiden ominaisuudet, teknologia ja integraatio
– Järjestelmät ja asiakirjat sähköisessä arkistoinnissa?
– Asiakirjojen tiedon muodostuminen, käsittely ja hallinta

• Yksityinen sektori vs julkiset
– Lainsäädännön erot mm. kansallisarkiston ja tiedonhallinnan rooli
– Substanssi esimerkkejä hallinto, HR, talous, markkinointi, talous
– Asiakirjat operatiivisissa järjestelmissä? Voiko säilyttää missä vaan?

• Terminologiaa
– Tiedonohjaussuunnitelma vs arkistonmuodostussuunnitelma?
– Vai vain arkistosuunnitelma? Pitkäaikaissäilytys vs määräaikainen arkistointi?
– Säilyttäminen vai arkistointi?

• Kyberaika ja tietoturvallisuus
– Käyttöoikeudet ja käytönvalvonta
– Varautuminen ja poikkeusolot
– Tietoturva ja -suoja arkistoinnissa

• Tehtävien käsittelyvaiheet ja asiakirjahallinto
– Asiakirjatyypit ja formaatit, suojaus/luokittelu
– Metatieto ja niiden merkitys (esimerkiksi säilytysaika)
– Arkistoinnin säilytysjärjestelmät ja sertifioinnit

• Sähköisen arkistoinnin tiedonohjaus, kriteerit ja vaatimukset
– Metatiedot, rajapinnat, käyttöoikeudet
– Eri teknologiaratkaisujen eroja (mm. Pilvipalveluiden ja on-premises)
– Laadukas asiakirjahallinto, arkistonmuodostus ja teknologia
– Yleisimmät virheet ja miten vältetään?

• Säilytysaika ja -pituudet, mistä löytyy vastaukset?
• Esimerkkejä ja aikaa kysymyksille

Koulutuspaikka:
Etäkoulutus

Ajankohta:
26.03.2025, klo 9:00-16:00

Hinta:
690 euroa /hlö + alv 25,5 %.

Ilmoittautumisen peruutusehdot:
Estyneen tilalle voidaan vaihtaa toinen osallistuja kuluitta. Peruutuksesta ja 14 päivää ennen koulutusta tehdyistä muutoksista veloitetaan toimistokuluina 15 % koulutuksen hinnasta. Myöhemmin kuin 14 päivää ennen koulutusta tehdyistä peruutuksista tai peruuttamatta jätetystä ja käyttämättömästä koulutuspaikasta veloitetaan osallistumismaksu kokonaisuudessaan. Peruutus on tehtävä kirjallisesti.

Varaamme oikeuden muutoksiin, ja siirtää jo sovittuja lähikoulutuksia myöhempään ajankohtaan, tai muuttaa etäkoulutuksiksi. Koulutus saattaa siirtyä tai peruuntua mm. viranomaismääräysten vuoksi, tai vähäisen osallistujamäärän vuoksi. Muutosten osalta tiedotamme osallistujia erikseen.

Kouluttajan muut kurssit

Samankaltaisia kursseja